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El departamento de contratos de  Hewlett Packard crecía cada año con expedientes que se multiplicaban en forma expansiva, manteniendo un archivo físico en sus oficinas de Santa Fe, al cual tenían que recurrir a los administradores de contratos para consultar los expedientes y así, poder contestar a sus clientes.

Esto generaba lentitud en el servicio, costos elevados, demanda de más espacio de archivo, así como de personal dedicado a mantener el archivo.

Los problemas que se presentaban día tras día eran  innumerables:

  • Múltiples copias.
  • Extravío de documentos.
  • Retraso en localización de documentos.
  • Sólo una persona podía tener el expediente y trabajar con él.
  • El tráfico de documentos que se genera para poder mantener - informados a los clientes era excesivo e iba en aumento.
  • El archivo ocupaba espacio productivo.
  • El archivo nunca estaba al día o era desmedido el esfuerzo para mantenerlo organizado.

Una vez que nos invitaron a participar en este proyecto, ACSELCO analizó y dio justa dimensión a  la problemática, proponiendo una solución, tanto de software como de servicios.

Hewlett Packard incorporó entonces, todo el equipo necesario para el proyecto. Se destinó un servidor  LH con 60 GB en disco duro y se instaló un Jukebox de 80 Gb.

En este proyecto se instaló y configuró Keyfile 4.1 se capacitaron a los usuarios y se entrenó a un operador, también se destinó un equipo de trabajo para digitalizar todos lo expedientes.

Una vez terminado el proyecto, Hewlett Packard obtuvo los siguientes beneficios:

Disminución considerable de copias.

Control total de documentos y prevención de su extravío al 100%.

Hoy los administradores de contratos encuentran cualquier documento en segundos.

Hoy varias personas pueden utilizar un  expediente en forma simultánea.

Los expedientes ya no se mueven dentro de la organización y el tráfico de documentos se controla al 100%.

Donde existía el archivo se encuentran actualmente áreas productivas.

El archivo electrónico hoy está al día y el esfuerzo para mantenerlo organizado, es mínimo.

La satisfacción de los clientes se ha incrementado notoriamente debido a que disminuyó de manera importante, el tiempo de respuesta.

Se mantiene una estricta seguridad de los documentos y sólo personal autorizado tiene acceso a ellos.

La manipulación y manejo de los documentos son muy sencillos; los usuarios pueden mandar y recibir correos, faxes, etc., con un simple clic del mouse.